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¿Trabajando a distancia? Necesita el mejor software de videoconferencia para 2021

¿Trabajando a distancia? Necesita el mejor software de videoconferencia para 2021

Seamos honestos, las herramientas de videoconferencia como Zoom nos han mantenido cuerdos durante los bloqueos. Con más empleados trabajando de forma remota, estas prácticas herramientas intervinieron para facilitar la comunicación. Pero la tendencia hacia el trabajo a distancia no es nueva. Ha ido ganando impulso a lo largo de los años. De hecho, hemos cubierto algunas de las mejores herramientas para el trabajo remoto antes.

Según PwC, el 78% de los directores ejecutivos cree que el cambio al trabajo remoto llegó para quedarse. Sí, puede esperar que más y más personas abandonen el viaje a la oficina y que el software de videoconferencia se vuelva más popular.

Pero, ¿cómo se elige el software adecuado entre un mar de opciones? ¿Qué características deberías tener en cuenta? Hoy, veremos el mejor software de videoconferencia para 2021:

  1. Equipos de Microsoft
  2. Zoom
  3. Ir a la reunión
  4. Reuniones de Cisco Webex
  5. Reunión de Zoho
  6. Video de RingCentral
  7. Google Meet
  8. ClickMeeting
  9. Vaqueros azules
  10. Skype

Pero antes de sumergirnos, aprendamos un poco más sobre el software de videoconferencia.

¿Qué es el software de videoconferencia?

El software de videoconferencia se refiere a herramientas utilizadas por dos o más partes para comunicarse a través de audio y video a través de Internet. Con estas herramientas, puede iniciar y realizar conferencias en vivo y reuniones remotas sin problemas en cualquier dispositivo compatible.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar software de videoconferencia?

Minimice los costos de viaje

Viajar al trabajo para reuniones en persona con clientes, proveedores y colegas en oficinas satélite puede ser terriblemente ineficaz. La videoconferencia es una forma más rentable y conveniente de celebrar reuniones.

Conecta equipos

Los trabajadores a domicilio utilizan cada vez más plataformas de videoconferencia para colaborar con colegas repartidos por todo el mundo. Al mismo tiempo, las organizaciones contratan cada vez más a expertos de todos los rincones del mundo. Gracias a las videoconferencias, las grandes distancias ya no importan. Los equipos pueden reunirse para reuniones periódicas e incluso chequeos espontáneos.

Productividad incrementada

Las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y los mensajes instantáneos pueden provocar fácilmente malentendidos, especialmente para las empresas que operan a escala global. Las herramientas de videoconferencia pueden ayudar a facilitar la comunicación cara a cara que resulta en una finalización más rápida del proyecto y una productividad mejorada.

Más atractivo que el audio

Las audioconferencias suelen ser menos atractivas que las videoconferencias. A menudo, los participantes se desconectan y realizan múltiples tareas porque se sienten desconectados de los demás en la reunión. Con las videoconferencias, existe la presión de mantener el contacto visual, lo que se traduce en mejores niveles de participación. Además, comunicarse "cara a cara" es una forma más eficaz de transmitir un mensaje, ya que otros pueden leer su lenguaje corporal.

Mejora la asistencia a reuniones

Coordinar horarios ocupados y reunir al personal para reuniones en persona puede ser un desafío. Las herramientas de videoconferencia traen consigo una flexibilidad que ayuda a aumentar las tasas de asistencia a las reuniones. Aquellos que no estén disponibles a la hora estipulada siempre pueden ponerse al día viendo la discusión grabada.

Reuniones mejor estructuradas

Debido a la naturaleza de las conferencias telefónicas, en las que las personas llaman desde diferentes ubicaciones, las horas de inicio y finalización de las reuniones suelen estar bien definidas. En consecuencia, es más probable que los participantes se ciñan a los plazos y la agenda de la reunión. Generalmente, la videoconferencia deja muy poco espacio para conversaciones inactivas.

Le da una ventaja sobre la competencia

Las herramientas de videoconferencia pueden ayudar a las empresas a compartir conocimientos más rápidamente y hacer que los miembros del equipo estén más informados. Además, ayudan a los representantes de servicio al cliente a establecer relaciones con los clientes a través de conversaciones cara a cara.

Características del software de videoconferencia que debe buscar

Uso compartido de pantalla y archivos

El uso compartido de pantalla permite a los usuarios ver / compartir de forma remota la pantalla del anfitrión. Por ejemplo, puede compartir su pantalla para guiar a sus compañeros de trabajo a través de gráficos, tablas, demostraciones de software, datos y otros documentos para proyectos en los que están trabajando juntos. Es una excelente manera de hacer que los participantes estén en la misma página mostrándoles exactamente de qué está hablando.

Elija una herramienta que le permita compartir su pantalla completa y aplicaciones individuales en su escritorio durante una reunión. La función de transferencia de archivos le permite enviar archivos a cualquier participante de la videoconferencia.

Consejo profesional: también puede usar una de las herramientas de nuestra lista del mejor software de escritorio remoto para compartir su pantalla.

Voz y video HD

Para obtener la mejor experiencia de llamada, necesita un software de videoconferencia que brinde voz y video HD. Como mínimo, la herramienta debe mostrar alrededor de cuatro 480P o al menos 720P en transmisiones de alta calidad. No debería tener que lidiar con el sonido granulado, el eco, la retroalimentación y otras interrupciones. Recuerde, la calidad del video dependerá de la velocidad de conexión a Internet y la estabilidad de todas las partes.

Funciones de chat

¿Está transmitiendo a un grupo de clientes potenciales en un seminario web o manteniendo una reunión con los empleados? Los usuarios sacarán más provecho de la experiencia si pueden interactuar entre ellos. Una función de chat o mensajería instantánea puede ayudar con esto. Los usuarios pueden compartir mensajes, incluidos imágenes y texto, durante la reunión o el evento en línea. La mensajería instantánea es útil cuando los usuarios quieren hacer preguntas sin interrumpir la reunión.

Grabación ilimitada.

Esta función le permite grabar sus videoconferencias y presentaciones. La grabación permite a los usuarios realizar un seguimiento de las discusiones y revisar las sesiones. Esta función también permite a los participantes ausentes escuchar en un momento conveniente.

Compatibilidad con varios dispositivos

Quieres una herramienta que funcione bien en dispositivos Windows, Mac, Android e iOS. Esto permite que las personas asistan a reuniones en línea desde cualquier lugar sin restricciones de dispositivo. Además, a menudo es más fácil trabajar con una herramienta que permite a los usuarios unirse a reuniones a través de un navegador web.

¿Cuál es el mejor software de videoconferencia?

1. Microsoft Teams

Microsoft Teams, un sucesor de Skype for Business, es una herramienta de colaboración dentro de Microsoft 365. Actúa como un centro central para conversaciones en el lugar de trabajo, videoconferencias, trabajo en equipo colaborativo y uso compartido de documentos. En esencia, está diseñado para ayudar a la productividad de los trabajadores en un conjunto unificado de herramientas.

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La herramienta se puede utilizar para trabajar con archivos dentro de aplicaciones de Office 365 como Word, PowerPoint, Excel y SharePoint. Microsoft Teams ofrece a los usuarios funciones en abundancia. Estos incluyen una estrecha conectividad con otras aplicaciones de Microsoft. Es una buena aplicación de mensajería para equipos si su organización usa Microsoft.

✅ PROS:

  • Personalizable
  • Estrecha integración con Microsoft Office
  • Muchas opciones de integración

⛔️ CONTRAS:

  • El software está centrado en Microsoft
  • El diseño compartimentado tiene un aire de formalidad que puede inhibir el diálogo abierto.

2. Zoom

Zoom es utilizado por más de 300 millones de personas a diario. Es un poderoso software de videoconferencia que es intuitivo, fácil de configurar y rico en funciones. En particular, es una de las herramientas de videoconferencia más populares disponibles en la actualidad.

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Zoom viene con una serie de características que incluyen la capacidad de retocar su apariencia y cambiar el fondo. Estas dos configuraciones hacen que su presentación se vea un poco más pulida. La herramienta está disponible para su uso de forma gratuita y puede alojar hasta 100 participantes a la vez. Los planes premium permiten funciones más avanzadas y más participantes.

Zoom es más adecuado para pequeñas empresas y usuarios individuales.

✅ PROS:

  • El complemento Large Meeting permite hasta 1000 participantes.
  • Grabación en la nube y local.
  • Los planes de negocios vienen con controles de administrador

⛔️ CONTRAS:

  • Algunas funciones no son compatibles con la seguridad avanzada.
  • Las funciones de seguridad no están maximizadas de forma predeterminada.

3. GoToMeeting

GoToMeeting es uno de los mejores programas de videoconferencia disponibles en la actualidad. La herramienta viene con todas las funciones que necesita para llevar a cabo una reunión de negocios exitosa. Su excepcional calidad de construcción, excelente servicio al cliente y una serie de características sólidas lo hacen muy popular entre los usuarios.

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Las videoconferencias se transmiten en HD de forma predeterminada y la grabación de pantalla está disponible para todos los usuarios. Para los suscriptores comerciales, los planes vienen con almacenamiento en la nube ilimitado para almacenar sus grabaciones. Además, la pantalla compartida es una característica estándar para todos los usuarios.

GoToMeeting introdujo recientemente una función para tomar notas que permite a los usuarios tomar notas directamente en un editor en la ventana de videoconferencia.

GoToMeeting es más adecuado para conferencias independientes para pequeñas empresas.

✅ PROS:

  • Grandes caracteristicas
  • Gran número de asistentes
  • Funciona en todas las plataformas
  • Grabación ilimitada en la nube
  • Asistente inteligente

⛔️ CONTRAS:

  • El diseño de la interfaz de usuario para la versión de escritorio está anticuado.
  • Las funciones del seminario web están disponibles en un producto diferente
  • Necesidad de una aplicación separada para desenfocar el fondo.

4. Cisco Webex Meetings

Cisco WebEx incluye funciones y capacidades de conferencia líderes en el mercado para admitir hasta 100.000 personas. Las funciones de la plataforma se pueden dividir en tres partes distintas: llamadas, reuniones y mensajería.

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WebEx tiene una excelente selección de funciones para reuniones, en su mayoría estándar, pero hay algunas sorpresas agradables. Los usuarios obtienen diseños de pantalla personalizados, video HD y audio para hasta 1000 participantes y una variedad de formas de asistir a la reunión.

Esta herramienta puede satisfacer las necesidades de cualquier empresa independientemente de su tamaño. Si bien es un poco caro, la calidad del servicio vale la pena. Además, viene con muchas integraciones que hacen que el sistema sea una parte integral de sus operaciones.

Cisco Webex se adapta mejor a las grandes organizaciones, especialmente a los clientes existentes de Cisco.

✅ PROS:

  • Plan gratuito
  • Grabación en la nube
  • Interfaz de usuario intuitiva
  • Potentes funciones para compartir aplicaciones y pizarra

⛔️ CONTRAS:

  • Caro
  • Almacenamiento en la nube limitado

5. Reunión de Zoho

Zoho Meeting es un popular software de videoconferencia que le permite realizar reuniones en línea de manera más eficiente. La herramienta diseñada para organizaciones con múltiples equipos en diferentes lugares para que puedan colaborar en tiempo real.

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Zoho le permite compartir el escritorio, realizar reuniones en persona con los clientes y hacer demostraciones de sus productos. Una de las características ingeniosas de esta herramienta es que puede transferir el control a los clientes durante las demostraciones de productos.

Algunas de las características sobresalientes de Zoho incluyen la marca personalizada, el acceso al escritorio y la incorporación de sitios web. Los usuarios pueden acceder a la herramienta a través de Windows, Mac, Linux y la mayoría de los navegadores web.

Zoho es una excelente herramienta de videoconferencia, especialmente para los clientes existentes de Zoho.

✅ PROS:

  • Bajo costo
  • Admite hasta 40 transmisiones de video simultáneas
  • Rico en funciones

⛔️ CONTRAS:

  • Sin pizarra
  • No funciona con el navegador Internet Explorer.
  • No se integra con Microsoft Outlook

6. Video de RingCentral

RingCentral Video es una herramienta integral que combina videoconferencia, mensajería en equipo y uso compartido de pantalla en una plataforma integrada. Permite a los usuarios ofrecer potentes experiencias de reuniones en línea para los equipos. Esto es posible gracias a su amplio conjunto de herramientas que incluyen funciones de chat, uso compartido de archivos de video y reuniones web.

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RingCentral Video le permite celebrar reuniones para entre 200 y 500 personas de todo el mundo. Puede conectarse y colaborar con equipos a través de videollamadas en HD o organizar seminarios web para audiencias más grandes.

La plataforma admite hasta 10,000 participantes para seminarios web y capacitación en vivo. En general, RingCentral Video ofrece a las organizaciones una experiencia de reunión sin problemas.

RingCentral es ideal para conferencias internas para grandes organizaciones.

✅ PROS:

  • Facilidad de uso
  • Función de pizarra inteligente
  • Plan gratuito

⛔️ CONTRAS:

  • El plan gratuito viene con un límite de 40 minutos
  • Las grabaciones se almacenan localmente

7. Google Meet

Google Meet es básicamente una actualización de los Hangouts gratuitos de Google. Está diseñado para aplicaciones comerciales como conferencias web y seminarios web. La herramienta le permite realizar videollamadas con hasta 250 personas según el plan de servicio. Algunas de las características clave incluyen opciones de grabación y la capacidad de marcar por teléfono.

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Los usuarios pueden acceder a Google Meet a través de teléfonos móviles iOS y Android. También viene con la integración de Google Calendar, que le permite invitar a participantes a una reunión directamente desde su calendario.

✅ PROS:

  • Excelente seguridad
  • Fácil de usar
  • Gran actuación
  • Videoconferencia sin fricciones para hasta 250 personas

⛔️ CONTRAS:


8. ClickMeeting

ClickMeeting es un excelente software de videoconferencia para organizaciones que organizan seminarios web en vivo. Le permite realizar sondeos y encuestas, y cambiar la marca de los seminarios web para adaptarlos a la imagen de su organización.

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ClickMeeting incluye pantalla compartida, chat privado, subcuentas de múltiples usuarios, traducción de chat a texto, grabación de video y estadísticas de seminarios web. El software es una plataforma basada en la nube que ofrece a los usuarios transmisión de audio y video HD.

Algunas de las características clave de ClickMeeting incluyen sondeos y encuestas durante la reunión, chats durante la reunión, mensajería privada, uso compartido de la pantalla y una sala de espera. Las herramientas también vienen con una función de pizarra para dibujar y generar lluvia de ideas y grabar y almacenar seminarios web. Además, ClickMeeting le permite transmitir en sitios de redes sociales como YouTube y Facebook.

✅ PROS:

  • Prueba gratis
  • Fácil de usar
  • Genial para seminarios web

⛔️ CONTRAS:

  • No viene con asistencia telefónica
  • Un poco caro
  • Participantes de video limitados

9. Blue Jeans

BlueJeans es un software basado en la nube que cubre todo lo que necesita para organizar reuniones en línea. La herramienta permite reuniones de hasta 100 participantes y viene con una amplia variedad de funciones. Algunas de las características sorprendentes incluyen video HD, audio Dolby, grabaciones de reuniones, uso compartido de pantalla y pizarra.

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BlueJeans también viene con tecnología de reuniones inteligente que utiliza suficiente inteligencia para capturar momentos críticos durante la reunión. Otras características ingeniosas incluyen reuniones inteligentes, pintura de video, control de escritorio remoto, controles de host y sesiones grupales.

✅ PROS:

  • Seguro
  • El asistente de tareas proporciona minutas de reuniones inteligentes
  • Marca personalizada

⛔️ CONTRAS:

  • Problemas de latencia
  • Sin opción de desenfoque de fondo

10. Skype

Skype es un nombre familiar en el nicho del software de videoconferencia, lo que representa un fuerte atractivo para muchas personas. Por lo general, se considera que la herramienta de chat de video de Microsoft es mucho más que una forma de mantenerse en contacto con familiares y amigos.

imagen de skype

Este software multiplataforma también admite videollamadas grupales para hasta 50 personas. Puede usar Skype en un navegador, que es perfecto para chatear con personas que no han instalado la aplicación. Skype también viene con una opción para compartir pantalla y la capacidad de difuminar los fondos.

Otras funciones útiles incluyen grabar chats y subtitular sus conversaciones. La versión gratuita del software admite hasta 50 participantes. Sin embargo, puede actualizar a un plan premium para obtener soporte para chats con hasta 250 participantes. Este plan incluye integración con Office y opciones de seguridad más estrictas.

✅ PROS:

  • Subtítulos en vivo
  • Soporte multiplataforma
  • Posible de usar en el navegador web

⛔️ CONTRAS:


Preguntas frecuentes sobre el software de videoconferencia

¿Cuál es la mejor aplicación para videoconferencias?

La mejor aplicación para videoconferencias depende en gran medida de sus necesidades. Recomendamos Zoom para uso personal y de pequeñas empresas y Microsoft Teams para grandes organizaciones.

¿Cuál es la mejor videoconferencia gratuita?

Zoom es el mejor software de videoconferencia gratuito.

Conclusión

Dejando a un lado la pandemia, las organizaciones se están alejando de la configuración tradicional de oficinas y lo han estado haciendo durante algún tiempo. El personal se está dispersando en diferentes ubicaciones geográficas. Como resultado, la comunicación es cada vez más desafiante. Agregue socios y clientes a la mezcla, y las limitaciones empeorarán.

Afortunadamente, el software de videoconferencia puede ayudar a su empresa a superar estos desafíos y dar vida a sus reuniones. Elija una herramienta de nuestra lista y estará listo.

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